|
[20 października 2008 r.]
W Deklaracji Wystawcy weksla in blanco znajduje się następujące zdanie:
„Jako zabezpieczenie kwoty zaliczki na poczet realizacji umowy o udzielenie wsparcia na przedsięwzięcie pt.: „tytuł projektu” nr …………… z dnia ………… (…)”.
Mam w związku z nim dwa pytania: Jaki numer został nadany naszemu przedsięwzięciu? Jaką datę należy podać?
Numer przedsięwzięcia jest tożsamy z numerem identyfikacyjnym, jaki został nadany Państwa Wnioskowi o dofinansowanie.
Data natomiast jest dniem podpisania Umowy o dofinansowanie między Operatorem FOP a Państwa organizacją. Z racji tego, że na etapie kompletowania dokumentów niezbędnych do jej podpisania data ta nie jest jeszcze znana prosimy o pozostawienie tego pola pustego.
W przyjętej przez Operatora procedurze prosimy Państwa o przesłanie nam elektronicznej wersji Deklaracji z uzupełnionymi wszystkimi polami poza datą zawarcia Umowy o dofinansowanie (której dotyczyło pytanie) oraz miejscami na pieczęć organizacji i podpisy osób upoważnionych do wystawienia weksla. Osoba koordynująca Państwa projekt z ramienia Operatora wypełni pole przeznaczone na datę, kiedy będzie ona już ustalona i wydrukowaną Deklarację przedstawi Państwu do podpisu i opatrzenia pieczęcią w czasie podpisywania Umowy.
[14 października 2008 r.]
Czy obowiązują jakieś określone wzory umowy o partnerstwie? Nie znalazłam takiego wzoru w Podręczniku Procedur, więc jak rozumiem jedynym wymogiem jest to, aby definiowała szczegółowo „zakres prac i odpowiedzialności partnera w projekcie, jego koszty oraz wkład merytoryczny”?
Operator nie wymaga stosowania konkretnego wzoru umowy partnerskiej. Istotne natomiast jest, by w takiej umowie znalazły się następujące elementy:
• miejscowość i data podpisania umowy,
• oznaczenie stron porozumienia z podaniem danych teleadresowych,
• wskazanie przedmiotu partnerstwa - tytuł projektu,
• jasne określenie zakresu pracy, obowiązków oraz odpowiedzialności Partnera,
• informacja o kosztach partnera oraz sposobie rozliczania/zasady przepływów finansowych między partnerami,
• wkład merytoryczny partnera,
• podpisy osób upoważnionych do reprezentowania partnerów.
Umowy partnerskie powinny przede wszystkim służyć Państwu, a więc być skonstruowana tak, by na ich podstawie współpraca z Partnerem przebiegała w sposób jasny (czytelny/precyzyjny) i niebudzący wątpliwości po obu stronach. Z tego też względu polecamy przygotowanie zapisów umowy w sposób szczegółowy, co pozwoli na uniknięcie ewentualnych nieporozumień już na etapie realizacji projektu (Podręcznik Procedur Funduszu dla Organizacji Pozarządowych punkt 2.2. Zasady partnerstwa).
[13 października 2008 r.]
Czy możemy wykorzystać odsetki, jakie zgromadza się na koncie przeznaczonym do obsługi środków przyznanych nam w ramach Funduszu dla Organizacji Pozarządowych?
Nie, odsetki zgromadzone podczas trwania projektu na koncie przeznaczonym do jego obsługi, na które trafiają środki przekazywane przez Operatora muszą zostać zwrócone Operatorowi.
W praktyce - wysokość ostatniej transzy (ostatniej puli środków przekazywanej Państwu) zostaje pomniejszona o całkowitą wartość zgromadzonych na koncie odsetek.
[13 października 2008 r.]
Zostaliśmy przez Państwa poproszeni o korektę wkładu własnego rzeczowego w kwartale, w których wkład własny rzeczowy przewyższa wkład własny. Na czym właściwie polega nasz błąd?
Zostali Państwo poproszeni o korektę ponieważ sytuacja, w której kwota wkładu własnego rzeczowego przewyższa kwotę udziału własnego powoduje matematyczną niezgodność:
kwota udziału własnego = udział własny finansowy + udział własny rzeczowy,
nawet zakładając, że w tym kwartale nie wnoszą Państwo wkładu finansowego, czyli:
wkład finansowy = 0
a więc:
kwota udziału własnego = 0 + udział własny rzeczowy,
co za tym idzie:
kwota udziału własnego = udział własny rzeczowy.
Podsumowując wkład własny rzeczowy w kwartale może być maksymalnie równy udziałowi własnemu w kwartale, nigdy jednak nie może go przewyższać.
[6 października 2008 r.]
W Podręczniku Procedur przeczytaliśmy, że jesteśmy zobowiązani do zachowania „odpowiedniej proporcji wkładu własnego w każdym kwartale” – czy to oznacza, że w każdym kwartale musimy wnieść wkład rzeczowy i wkład finansowy w założonej przez nas proporcji?
Nie. Zapis ten oznacza, że w każdym kwartale są Państwo zobowiązani do zachowania takiej proporcji między wkładem własnym a kwotą dofinansowania, jaka została przyjęta dla całego projektu.
Przykład:
Dofinansowanie projektu zostało określone na poziomie 90% całkowitych kosztów kwalifikowanych projektu, a tym samym wkład własny stanowi 10% całkowitych kosztów kwalifikowanych projektu.
Należy zatem pamiętać, że proporcja 90% dofinansowania / 10% wkładu własnego musi zostać zachowana nie tylko w odniesieniu do budżetu całego projektu, ale także w budżetach kwartalnych (innymi słowy w każdym kwartale wkład własny musi być na poziomie 10%).
Nie jest wymagane by w każdym kwartale został wniesiony i wkład własny rzeczowy i wkład własny finansowy. Możliwa jest sytuacja, w której w jednym kwartale wkład własny będzie stanowił jedynie wkład własny rzeczowy, a w kolejnym jedynie wkład własny finansowy. Istotne jest natomiast by zachowana została proporcja, o której napisano powyżej.
[6 października 2008 r.]
Do jakiego terminu musimy zgromadzić dokumenty niezbędne do podpisania Umowy o dofinansowanie?
Nie obowiązuje Państwa żaden nieprzekraczalny termin. Zależy nam natomiast na tym, by procedura podpisania Umowy przebiegła sprawnie i bez zbędnej zwłoki. Należy pamiętać, że są Państwo zobowiązani do realizacji działań projektowych zgodnie z harmonogramem a przedłużający się okres podpisywania umowy nie może mieć negatywnego wpływu na projekt.
[6 października 2008 r.]
Jakie dokumenty stanowią dla Państwa udokumentowanie wniesienia wkładu rzeczowego w postaci sprzętu i wyposażenia?
Rodzajami zalecanych dokumentów są:
a) umowa użyczenia
b) kalkulacja wartości wniesionego wkładu rzeczowego na podstawie stawek wynajmu danego sprzętu pomnożonych przez czas użyczenia (należy przyjąć średnią cenę wynajmu danego sprzętu np. na podstawie cenników lub zapytań cenowych skierowanych do firm zajmujących się wynajmem danego rodzaju sprzętu)
c) własny cennik organizacji, jeśli organizacja prowadzi działalność polegającą na wynajmie sprzętu, który stanowi jej wkład własny rzeczowy
d) w przypadku wyceny opartej o koszty amortyzacji: dowody zakupu (faktury) przyjęcia do ewidencji środków (odpowiedni wydruk z ewidencji środków trwałych), dowody zapłaty z faktury; dokument z ewidencji środków trwałych zawierający stawki i kwoty amortyzacji oraz rozliczenie amortyzacji na rzecz projektu.
[30 września 2008 r.]
W jaki sposób powinniśmy kalkulować czas trwania naszego projektu w tygodniach – zakładając, że miesiąc ma średnio 4 tygodnie, czy licząc tygodnie zgodnie z kalendarzem na poszczególne lata?
Czas realizacji projektu należy liczyć zgodnie z tygodniami kalendarzowymi, czyli posługiwać się taką liczbą tygodni, jaka faktycznie zawiera się w danym miesiącu. Tygodnie „napoczęte” na początku i na końcu miesiąca także należy uwzględniać w rachunku.
[30 września 2008 r.]
Czy wynagrodzenie jednej z osób zatrudnionych do realizacji projektu opłacane przez naszą organizację możemy przedstawić jako wkład własny rzeczowy?
Nie, wynagrodzenie nie może stanowić wkładu własnego rzeczowego.
Wkładem własnym rzeczowym mogą być jedynie:
a) nieodpłatna, dobrowolna praca (praca wolontariacka)
b) lokalne/nieruchomości udostępniane nieodpłatnie na potrzeby projektu
c) sprzęt i wyposażenie stanowiące własność Wnioskodawcy lub Partnera lub zostało przekazane Wnioskodawcy lub Partnerowi w formie darowizny
[30 września 2008 r.]
Czy musimy przedłożyć zaświadczenie z Urzędu Skarbowego, jeżeli nie jesteśmy płatnikami VAT-u i nie rozliczmy się z US?
Tak, Beneficjent jest zobowiązany do przedłożenia zaświadczenia z Urzędu Skarbowego nawet nie będąc płatnikiem VAT.
[30 września 2008 r.]
W projekcie planujemy zakup komputera, rzutnika multimedialnego i drukarki. Czy obowiązuje nas umowa o zamówieniach publicznych?
Operator nie wymaga stosowania procedury zamówień publicznych pod warunkiem że organizacja będąca Beneficjentem nie jest zobowiązana ustawowo do stosowania postanowień ustawy Prawo Zamówień Publicznych.
Beneficjenci, którzy nie są związani procedurami określonymi w ustawie Prawo zamówień publicznych są zobowiązani do wydatkowania przyznanych środków w sposób zapewniający ich optymalne wykorzystanie zgodnie z najlepszymi praktykami gospodarczymi oraz umożliwiający pełną i uczciwą konkurencję między potencjalnymi wykonawcami.
[26 września 2008 r.]
Czy VAT może być płacony ze środków projektu?
Z zasady podatek VAT nie stanowi kosztu kwalifikowanego. Może zostać uznany za koszt kwalifikowany tylko w sytuacji, gdy Beneficjentowi nie przysługuje prawo do odliczania podatku naliczonego VAT z tytułu danego zakupu. W takiej sytuacji Beneficjent ma obowiązek przy składaniu Wniosku o płatność złożyć oświadczenie o braku możliwości odliczania podatku VAT na mocy obowiązujących przepisów. Wzorem takiego oświadczenia (Oświadczenie o kwalifikalności podatku od towarów i usług) dysponuje Operator.
Za kryterium decydujące o uznaniu podmiotu za płatnika podatku VAT uważa się samodzielne wykonywanie działalności gospodarczej bez względu na cel i rezultat takiej działalności (na podstawie: Ustawa z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, Dz. U. Nr 54, poz. 535 z późn. zm., dalej: Ustawa o VAT).
[26 września 2008 r.]
Czy w toku projektu przy niezadowalającej współpracy z Partnerem na zasadach określonych w umowie partnerskiej możemy zmienić te zasady?
Zmiany w umowie partnerskiej mogą być wprowadzone tylko i wyłącznie za wiedzą i zgodą Operatora. W przypadku wprowadzenia zmiany bez takiej zgody, Operator ma prawo do rozwiązania Umowy o dofinansowania z Beneficjentem.
[26 września 2008 r.]
Czy w celu podpisania umowy mogę podać numer subkonta, które znajduje się na koncie naszej organizacji? Subkonto zostanie przeznaczone jedynie na rozliczenia dofinansowania. Czy potrzebne jest jakieś specjalne oświadczenie co do celu subkonta, podpisane przez Zarząd?
Tak, można przeznaczyć subkonto do obsługi projektu. Pismo informujące o przeznaczeniu subkonta o danym numerze do obsługi środków przekazywanych w ramach Funduszu dla Organizacji Pozarządowych na projekt o danym tytule powinno zawierać treści informujące o tym oraz być podpisane przez osoby uprawnione do reprezentowania organizacji.
Podobnie jak w przypadku zakładania nowego konta trzeba dostarczyć Operatorowi poświadczenia z banku, że środki znajdujące się na tym koncie są równe ‘zero’ (a więc innymi słowy, że na koncie nie znajdują się żadne środki).
Konieczne jest także by przez cały czas trwania projektu na subkoncie wybranym przez Beneficjenta nie znajdowały się żadne inne środki poza tymi przekazywanymi przez Operatora. Jest to wymóg m.in. ułatwiający w przyszłości przygotowanie przez Beneficjenta i weryfikacje przez Operatora rozliczeń kwartalnych.
[25 września 2008 r.]
Przygotowuję umowę partnerską z partnerem zagranicznym w projekcie. Zastanawiam się jakie miejsce zawarcia umowy należy wpisać w dokumencie.
Miejsce zawarcie umowy jest dowolne – jeśli Beneficjent pierwszy ją podpisuje może to być jego siedziba, jeśli Partner – miasto będące jego siedzibą, bądź jakiekolwiek inne miejsce najbardziej w tej sytuacji właściwe.
[25 września 2008 r.]
Czy zaświadczenie o posiadanym koncie i stanie zerowym może wskazywać z datę obecną, czy data powinna być jak najbliższa terminowi podpisywania umowy?
Czy konto powinno być opatrzone nazwą np. „Rozliczenia Projektu „abc ekologa” w ramach Funduszu dla Organizacji Pozarządowych”?
Data zaświadczenia o stanie środków na koncie przeznaczonym do obsługi projektu może być dowolna. Beneficjent może dostarczyć zaświadczenie z data obecną lub – jeśli to wygodniejsze, z datą bliższą dacie podpisania umowy.
Podobnie nawa konta pozostaje w gestii Beneficjenta. Doświadczenie innych projektów podpowiadać może, że precyzyjne zatytułowanie go może okazać się przydatne – nikt omyłkowo nie będzie używał takiego konta do innych celów.
[25 września 2008 r.]
W ramach projektu przygotowujemy materiałowe torby - czy jest konieczne umieszczanie na nich wszystkich czterech logotypów oraz formuły informującej o źródle wsparcia?
Tak. Wszystkimi czterema logotypami (czyli: logiem ECORYS, logiem FOP, logiem eea grants i logiem Nowary grants) oraz formułą o treści „Wsparcie udzielone przez Islandię, Liechtenstein i Norwegię poprzez dofinansowanie ze środków Mechanizmu Finansowego Europejskiego Obszaru Gospodarczego oraz Norweskiego Mechanizmu Finansowego, a także ze środków budżetu Rzeczpospolitej Polskiej w ramach Funduszu dla Organizacji Pozarządowych” należy opatrzyć wszystkie materiały promujące i informujące o projekcie, a także wszystkie inne materiały, które powstają w ramach projektu (torby, koszulki, plecaki, kubki, książki, czasopisma, materiały szkoleniowe itp.). Podobnie cały sprzęt i wyposażenie zakupywane w ramach środków z Funduszu dla Organizacji Pozarządowych musi zostać opatrzone naklejkami zawierającymi wymienione wyżej wszystkie 4 loga i formułę.
|
