W związku z zaawansowaniem prac nad oceną Wniosków o dofinansowanie złożonych do Komponentu III – Równe szanse i integracja społeczna, pragniemy podzielić się z Państwem uwagami i komentarzami asesorów, które, mamy nadzieję, pomogą Państwu „przenieść” pomysł na ciekawy projekt do formularza Wniosku o dofinansowanie.

Przypominamy, że przy pisaniu Wniosku należy na początku kierować się zasadami określonymi w Podręczniku Procedur FOP, a następnie z poniższymi wskazówkami. 

Komentarze opisane są w odniesieniu do konkretnych podpunktów formularza Wniosku o dofinansowanie.

1.1 Tytuł projektu

Tytuł projektu nie podlega ocenie merytorycznej, warto jednak pamiętać, aby był zwięzły i jednocześnie odnosił się do działań zaplanowanych w projekcie. Może to być pomocne w trakcie realizacji projektu, ponieważ nazwa projektu będzie zamieszczana na plakatach, ulotkach i innych materiałach związanych z realizacją projektu.

2.5.3 Obecnie prowadzone projekty

W tym punkcie Wniosku warto doprecyzować informacje na temat realizowanych projektów, wykazanych w tabeli, w punkcie 2.5.2, co ułatwi ocenę doświadczenia projektodawcy. Istotne jest, aby zaznaczyć, czy opisywane projekty realizowane były w partnerstwie, czy też Wnioskodawca pełnił rolę lidera partnerstwa lub partnera. Wskazując wartość projektów dobrze jest ujednolicić walutę i wartość projektów podawać w złotówkach.

3.1 Szczegółowy opis projektu

W tym miejscu Wniosku o dofinansowanie często brakuje spójnego, uporządkowanego opisu działań.

O czym warto pamiętać:

1. W przypadku projektu społecznego rekrutacja jest bardzo istotnym elementem działań i musi być właściwie opisana, tj. zawierać informacje o sposobach informowania odbiorców o możliwości udziału w projekcie, sposobie zgłaszania udziału w projekcie, ocenie kryteriów podstawowych i kryteriów dodatkowych rekrutacji (np. rozmowa kwalifikacyjna, informacje na temat motywacji uczestnika/czki).
2. Dobrze, jeżeli opis projektu jest uporządkowany chronologicznie.
3. Opisując działanie, na przykład szkolenie, należy wskazać takie elementy jak: tematyka szkolenia, liczebność grupy szkoleniowej, liczbę godzin szkoleniowych, dni szkolenia, stosowane metody, informacje o prowadzącym i miejscu szkolenia. Jeśli informacje te zawarte są w innym punkcie Wniosku o dofinansowanie (np. punkt 3.4.2), to można pominąć szczegółowy opis w tym miejscu formularza.
4. Opis projektu powinien zawierać również informacje o działaniach towarzyszących - opiece nad osobami zależnymi, refundacji kosztów dojazdu uczestników, itp.
5. Należy zwrócić uwagę, aby działania były komplementarne. Na przykład, jeżeli projektodawca organizuje kilka typów działań, należy wskazać, jakie jest pomiędzy nimi powiązanie.
6. Opis powinien być spójny z zapisami w pozostałych częściach Wniosku o dofinansowanie, np. punktem 3.4 formularza – Działania, harmonogram realizacji, koszty;
7. Opis musi zawierać informację o sposobie monitorowania realiza$cji projektu oraz ewaluacji po zakończeniu działań.

3.2 Uzasadnienie projektu

1. Należy opisać sytuację na planowanym terenie realizacji projektu.
2. Istotnym elementem projektu jest opis grupy docelowej. Pominięcie opisu grupy odbiorców projektu wskazuje na brak przygotowania do realizacji projektu. Analiza grupy odcelowej, bądź grup, powinna zawierać przynajmniej takie elementy jak analiza problemów, barier, potrzeb i oczekiwań grupy docelowej.
3. Charakterystyka grupy docelowej powinna uwzględniać podział ze względu na istotne cechy grupy, takie jak wiek czy płeć i wskazanie specyficznych potrzeb i oczekiwań w tym kontekście.
4. Każda grupa docelowa powinna zostać krótko scharakteryzowana. Na przykład, jeśli wspieramy wolontariuszy i osoby niepełnosprawne, to obie grupy należy scharakteryzować w oparciu o: dane ogólnie dostępne (urzędy pracy, raporty i analizy, dane GUS) i ewentualnie dane własne (opracowanie ankiet własnych, doświadczenie w realizacji projektów, raporty własne, badania). Ukazanie takich informacji we Wniosku o dofinansowanie świadczy o znajomości grupy docelowej i możliwości efektywnego wsparcia grupy poprzez zaplanowane działania.
5. W tej części Wniosku należy również wziąć pod uwagę kalkulację i uzasadnić wydatki projektu!

3.3.2 Opis i uzasadnienie realizacji działań inwestycyjnych

W tej części formularza Wniosku o dofinansowanie należy uzasadnić zaplanowane wydatki na działania inwestycyjne. Często popełnianym błędem w tym miejscu jest uzasadnianie konieczności poniesienia wydatków inwestycyjnych jako ważnych dla wzmocnienia posiadanej infrastruktury Wnioskodawcy, nie zaś jako istotnych dla sprawnej realizacji projektu. Warto pamiętać, że uzasadnienie powinno być precyzyjne.

W tym miejscu warto podkreślić, że Fundusz dla Organizacji Pozarządowych ma za zadanie przede wszystkim wspieranie działań społecznych. Jeżeli planowane są działania infrastrukturalne, to tylko pod warunkiem, że są one niezbędne do sprawnej realizacji projektu. Odwrotne podejście, gdzie działania infrastrukturalne mają być realizowane z dodatkiem działań „miękkich” powoduje obniżenie oceny merytorycznej lub całkowite odrzucenie. Na przykład projekt polegający na modernizacji budynku i przeprowadzeniu dwóch szkoleń dla pracowników instytucji Wnioskodawcy może zostać uznany przez oceniających jako projekt nieosiągający co najmniej 50% możliwych punktów pierwszego kryterium oceny merytorycznej, co wiąże się uznaniem projektu jako niekwalifikujący się do dofinansowania.

3.4.2 Zestawienie i koszt działań

W tabeli Nazwa i zakres działania Wnioskodawcy popełniają błąd polegający na nieprecyzyjnym określaniu planowanych działań. W tabeli nie należy działań nazywać kategoriami kosztów. Na przykład zamiast „Koszty wydruku ulotek i plakatów” należy napisać „Rekrutacja uczestników” wraz z dookreśleniem, z jakich poddziałań będzie się składać dane działanie, czyli „wydruk ulotek, plakatów, koszty rozmów telefonicznych, dystrybucja materiałów reklamowych”. W tabeli Nazwa i zakres działania warto też wskazać, jakie są planowane składowe kosztów wymienianych działań. Na przykład „Przeprowadzenie szkoleń: organizacja szkolenia dla bezrobotnych (koszty noclegu, wyżywienia, sal wykładowych): 3 etapy szkoleń x 3 dni x 16 osób x 250,00 zł za osobę.” i w odpowiednich kolumnach (kategoriach) wpisać właściwe dane.

3.5.1 Zgodność celów projektu z celami Mechanizmów Finansowych i FOP

W tym punkcie Wniosku o dofinansowanie Wnioskodawca może bezpośrednio wskazać, że cele, jakie będzie realizować projekt, są zgodne celami Mechanizmów Finansowych i celami Funduszu dla Organizacji Pozarządowych. Informacja na temat celów Mechanizmów Finansowych oraz celów Funduszu dla Organizacji Pozarządowych zawarte są w Podręczniku Procedur Funduszu dla Organizacji Pozarządowych Komponent II Ochrona środowiska i zrównoważony rozwój oraz Komponent III Równe szanse i integracja społeczna.

Często spotykanym błędem popełnianym przez Wnioskodawców przy wypełnianiu punktu 3.5.1 jest wskazywanie propozycji działań w odniesieniu do obszarów tematycznych, zamiast odniesienia celów projektu do celów Komponentu, następnie celów Funduszu dla Organizacji Pozarządowych, ze wskazaniem jakie cele Mechanizmów Finansowych realizować będzie projekt.

3.5.2 Wskaźniki realizacji projektu

Ta część formularza Wniosku o dofinansowanie również przysparza pewnych problemów Wnioskodawcom. W tym miejscu ważne jest, by Wnioskodawca planując swoje działania umiał i wskazał, jakie będą mierzalne i niemierzalne efekty tych działań.

Efekty mierzalne ilościowe to na przykład ilość zrekrutowanych uczestników, liczba przeszkolonych uczestników, liczba wydrukowanych i rozdystrybuowanych publikacji i inne związane ze specyfiką realizowanych projektów.

Mierzalne rezultaty jakościowe projektu to na przykład nabycie lub zwiększenie wiedzy – mierzone za pomocą testów przeprowadzanych po zaplanowanym działaniu, wzrost motywacji – określany na podstawie raportów psychologa, terapeuty itp.

Wnioskodawcy często pomijają wskaźnik, jakim jest dla przykładu znalezienie zatrudnienia przez określony odsetek uczestników projektu.

3.6 Zarządzanie projektem

Jest to miejsce we Wniosku o dofinansowanie, gdzie należy pokazać w jasny sposób strukturę zarządzania zaplanowaną w projekcie. Jeżeli koszty wynagrodzeń stanowią znaczącą część projektu dobrze jest je uzasadnić w tej części formularza.

Opis struktury zarządzania powinien uwzględniać rolę partnera w projekcie. W tym miejscu Wniosku należy wskazać stanowiska i związane z nimi obowiązki. Częstym błędem, jaki popełniają Wnioskodawcy, jest brak informacji o sposobie zarządzania podwykonawcami w projekcie.

3.7.2 Rola partnera w projekcie

Fundusz dla Organizacji Pozarządowych promuje działania podejmowane we współpracy z partnerami, dlatego dobrze, aby projekt zaplanowany dla szerokiej grupy odbiorców, np. całej społeczności danej gminy, był realizowany w partnerstwie lokalnym. Wnioskodawcy nie wykorzystują w pełni możliwości, jaką może dać partnerstwo i zdarza się, że partner to instytucja współpracująca - wspiera w promocji, wymianie dobrych praktyk, zamiast na przykład wspólnie realizować projekt. Warto zawierać partnerstwo z różnorodnymi instytucjami, które są w stanie znacząco przyczynić się do zwiększenia oddziaływania projektu, a także wspomóc Wnioskodawcę w realizacji projektu.

3.8 Trwałość projektu

Trwałość projektu jest jednym z istotnych elementów oceny Wniosków o dofinansowanie, dlatego warto wskazać następujące elementy świadczące o możliwości kontynuacji zainicjowanych projektem działań:

1. Informacje o źródłach współfinansowania dalszych działań - jakie konkretnie fundusze czy instytucje Wnioskodawca planuje wykorzystać w celu kontynuacji projektu.
2. Informacje o oddziaływaniu na grupę docelową - mierzalnej zmianie ich sytuacji w wyniku realizacji projektu.

3.9 Realizacja polityk horyzontalnych

Fundusz dla Organizacji Pozarządowych wymaga od Wnioskodawców, aby realizując projekty przyczyniali się do realizacji polityk horyzontalnych Mechanizmów Finansowych.

Dla przykładu, polityka horyzontalna Równość szans kobiet i mężczyzn może być realizowana poprzez działania, które obejmują:

• wsparcie dla jednej z płci oraz/lub
• w analizie grupy docelowej uwzględniono analizę ze względu na płeć lub/i
• projekt przewiduje działania towarzyszące dla przedstawicieli wybranej płci lub/i
• dobór działań został dokonany przy uwzględnieniu kryterium płci (i nie jest to dobór stereotypowy).

Inna z kolei polityka, dobre zarządzanie, może być wyrażana w projekcie poprzez włączanie grupy docelowej w proces identyfikacji, formułowania i wdrażania projektu, tworzenie struktur w projekcie partnerskim (rada partnerstwa) czy zapewnienie przejrzystości działań.

Mamy nadzieję, że powyższe komentarze i wskazówki do Wniosku o dofinansowanie pomogą Państwu w przygotowywaniu projektów do Funduszu dla Organizacji Pozarządowych.

Z poważaniem,

Zespół Funduszu dla Organizacji Pozarządowych