Wybór wniosków w ramach działań Operatora komponentów „Równe szanse i integracja społeczna” i „Ochrona Środowiska i zrównoważony rozwój” - rola i zadania Komitetu Oceniającego.

Sekwencja procesu selekcji wniosków:

1. Po wpłynięciu wniosków do Operatora wnioski poddawane są kontroli formalnej zgodnie z obowiązującą siatką oceny formalnej przedstawionej w Podręczniku Procedur FOP.

2. Wnioski, które spełniły wszystkie wymogi formalne przekazywane są do oceny merytorycznej przez dwóch niezależnych asesorów.

3. W przypadku wniosków, w których wykryto braki administracyjne (a które to braki znajdują się katalogu braków, które wnioskodawca może uzupełnić) wnioskodawcy proszeni są u stosowne uzupełnienia w wyznaczonym terminie.

4. W przypadku wniosków, w których wymogi formalne nie zostały spełnione a braki nie mogą być uzupełnione, wnioski zostają odrzucone.

5. Informacja o odrzuceniu wniosku, wraz uwagą o możliwości odwołania się od decyzji Operatora, wysyłana jest do zainteresowanych wnioskodawców.

6. W przypadku złożenia przez wnioskodawców odwołań od decyzji operatora, odwołania rozpatrywane są przez Komitet Oceniający (KO). Decyzje KO są ostateczne.

7. Skład KO. Komitet składa się z przynajmniej czterech ekspertów posiadających wiedzę w obszarach priorytetowych FOP oraz z przynajmniej jednego specjalisty od spraw sektora pozarządowego. Dodatkowo, w roli obserwatorów, do Komitetów Oceniających zapraszani są przedstawiciele Krajowego Punktu Kontaktowego, Biura Mechanizmów Finansowych i drugiego Operatora FOP.

8. Ocena merytoryczna wniosków przez asesorów. Wnioski są oceniane przez asesorów, którymi są niezależni eksperci, posiadający wiedzę i doświadczenie pozwalające im na dogłębną, specjalistyczną ocenę Wniosków w zakresie obejmującym obszary wsparcia w ramach Komponentu. Wszyscy asesorzy przechodzą szkolenie dotyczące zasad dokonywania oceny oraz obowiązku formułowania uwag do projektu w trakcie jej dokonywania. Ocena wniosków przez asesorów dokonywana jest w siedzibie Operatora dzięki czemu Operator ma możliwość bieżącej kontroli jakości ocen asesorów. Dodatkowo bieżąca interpretacja procedur FOP, o którą zwracają się asesorzy podczas oceny wniosków, może być przekazywana wszystkim asesorom podczas codziennych spotkań z asesorami zapewniając spójny sposób oceny wniosków.

9. Wnioski są oceniane zgodnie z siatką ocen przedstawioną w Podręczniku Procedur FOP. W sytuacji, kiedy obaj asesorzy niezależnie oceniając wniosek nie przyznają minimalnej liczby punktów za pierwsze kryterium, wniosek jest odrzucany. W przypadku gdy jeden z asesorów przyzna minimum punktów a drugi przyzna mniej niż wymagane minimum, rozstrzygającą decyzję podejmuje Menedżer ds. Naboru i Oceny Wniosków.

10.  W przypadkach, kiedy różnica w punktacji przyznanej przez asesorów jest większa niż 20% maksymalnej wartości punktowej, Wniosek jest oceniany dodatkowo przez Menedżera ds. Naboru i Oceny Wniosków.  Po zapoznaniu się z uzasadnieniami sporządzonymi przez asesorów, Menadżer dokonuje ponownej oceny Wniosku zgodnie z obowiązującą siatką ocen. Punkty przyznane w wyniku tej oceny stanowią podstawę do wpisania projektu na listę rankingową. Zarówno komentarze asesorów jak i rozstrzygająca ocena Menadżera przekazane zostaną do wiadomości KO.

11. Gdy średnia całkowita punktacja dwóch asesorów jest niższa niż 101 punktów wniosek podlega odrzuceniu.

12. Lista rankingowa projektów, które pozytywnie przeszły ocenę merytoryczną zostaje przedstawiona do akceptacji KO.

Rola i zadania Komitetu Oceniającego

Rolą KO jest podjęcie ostatecznej decyzji o dofinansowaniu projektów. Działania KO mają charakter kontrolno – monitorujący cały etap oceny merytorycznej wniosków.

Przedstawiciele KO otrzymują na tydzień przed posiedzeniem następujące dokumenty: listę odrzuconych wniosków i listę rankingową wniosków, streszczenia asesorów dotyczące poszczególnych wniosków i indywidualne komentarze asesorów poszczególnych krtyteriów.

Na posiedzeniu Komisja Oceniająca ma dostęp do wniosków aplikacyjnych wraz z załącznikami i do wszytkich innych załączników i korespondencji prowadzonej z wnioskowawcami.

Na podstawie dostępnych materiałów KO ocenia jakość ocen asesorów, zwraca uwagę na ewentualne rozbieżności pomiędzy ocenami asesorów w ramach jednego projektu, analizuje przypadki dysproporcji w ocenie porównywalnych jakościowo i merytorycznie wniosków.

Po zgłoszeniu uwag przez członków KO i przeprowadzonej dyskusji, KO ma prawo, w ściśle uzasadnionych przypadkach, dokonywać zmian w punktacji w ramach poszczególnych kryteriów, powodując tym samym zmiany w rankingu projektów.

Wszelkie zmiany w rankingu dokonane przez KO muszą być dokładnie wyjaśnione i podane do publicznej wiadomości wraz z ostatecznie zatwierdzonym rankingiem wniosków.

KO ma nieograniczony czas na analizę udostępnionych dokumentów i kontrolę procesu oceny wniosków. Jednakże z uwagi na niewspółmiernie dużą liczbę wniosków znajdujących się na liście rankingowej w stosunku do dostępnych funduszy, KO dokona analizy wniosków, które uzyskały najwyższą punktację wystarczającą na otrzymanie dofinansowania w ramach dostępnych środków jak również wniosków znajdujących się w dalszej kolejności na liście rankingowej w ilości 50% liczby w/w wniosków.

Dofinansowanie otrzymają wnioski w kolejności z listy rankingowej do wyczerpania dostępnej puli środków (5 mln EUR).

W ramach naboru nie przewiduje się tworzenia listy rezerwowej projektów. W przypadku rezygnacji wnioskodawcy z przyznanych środków lub nie podpisania z nim umowy z przyczyn wymienionych w Podręczniku Procedur FOP, niewykorzystane środki zostaną przesunięte do ostatniego naboru Funduszu w 2009 roku.

W przypadku projektów, które otrzymały jednakową liczbę punktów a nie wszystkie mogą uzyskać dofinansowania z powodu ograniczonych środków w ramach naboru, KO podejmuje decyzje, które z wniosków otrzymają dofinansowanie. Przed podjęciem decyzji Komisja otrzyma od Operatora dane statystyczne wskazujące w szczególności liczbę wniosków złożonych w ramach poszczególnych obszarów tematycznych komponentu jak i liczbę wniosków z poszczególnych regionów. Powyższe kryteria stanowić będą podstawę decyzji KO o przyznaniu dofinansowania wnioskom, które będą się wpisywać w słabo reprezentowane obszary tematyczne czy słabo reprezentowane regiony.

W przeciągu 3 dni od ostatecznego zatwierdzenia listy rankingowej przez KO Operator zamieści na swojej stronie internetowej listę projektów odrzuconych formalnie, listę rankingową projektów wraz z ich krótkim opisem i ilością przyznanych punktów. W przypadku dokonania zmian na liście rankingowej przez KO na stronie internetowej zamieszczone będzie również pełne uzasadnienie podjętej decyzji.

Wszyscy wnioskodawcy, których wnioski podlegały ocenie merytorycznej, otrzymają pisemne informacje z uwagami dwóch ekspertów dotyczącymi oceny poszczególnych kryteriów jak i uwag podsumowujących. Zakres przekazanych informacji będzie tożsamy z informacjami jakie zostały przekazane KO.

Decyzja KO jest ostateczna i nie ma od niej odwołań.